Detrás de las cámaras en la biblioteca: el proceso técnico

Cuando coges prestado un libro de una biblioteca, digamos en nuestro caso de la BibUPO, ¿te has preguntado alguna vez cómo han llegado todos esos ejemplares allí? ¿Y cómo es que todos los libros están sellados? ¿Y quién se encarga de traer o llevar libros de una biblioteca a otra? ¿Que no? Bueno pues yo sí (y seguro que ahora que te he planteado todas esas preguntas tú también). 

¡Menos mal que existe la asignatura de Competencias para el acceso y uso de la información! ¡Por fin todas mis dudas respecto al proceso técnico han quedado resueltas! Pero no te preocupes si no has podido cursarla, que ya estoy yo aquí para contarte todos esos secretos. 

El caso es que el viernes 14 de mayo tuvimos una segunda visita a la Biblioteca de la Universidad Pablo de Olavide. ¿Cómo que segunda? Pues porque la primera ya te la conté hace tiempo en esta entrada. ¡Hay que ver que no estás atento!

Pero bueno, como estaba diciendo, volvimos a visitar la BibUPO. Pero no creas que para ver lo mismo que la última vez, sino que nuestra profesora Nieves nos llevó a otra zona que no visitamos la última vez que fuimos: el espacio donde se lleva a cabo el proceso técnico de todos los documentos (libros, revistas, diccionarios, etc.) que llegan a la biblioteca para ser prestados.

Antes de todo esto, seguramente te estés preguntando que qué es exactamente un proceso técnico. Pues bien, nuestra profesora de la EB Mar nos lo explicó estupendamente en los apuntes de clase (2023):

Cuando hablamos del proceso técnico en una biblioteca, nos estamos refiriendo al conjunto de operaciones manuales e intelectuales mediante las cuales se identifican y se seleccionan los elementos esenciales de los documentos: los que permiten su identificación, se expresan de la manera más eficaz para la recuperación de la información contenida en ellos, todo ello de forma normalizada y se le asignan puntos de acceso para su localización.

Y bueno, teniendo esto en mente ya podemos dar paso a la explicación de la visita. 

Vista de la entrada de las oficinas para el personal de la BibUPO, elaboración propia

Allí, en primer lugar, Nieves nos explicó que la biblioteca recibía muchos paquetes con nuevas incorporaciones para que los usuarios lo pudieran pedir prestados. Antes los paquetes contenían cosas más variadas además de libros, como CDs, pero hoy en día con la digitalización de todo lo que más llegan son libros. Estos paquetes se ponen en una mesa para más tarde ser clasificados:

Mesa de recepción de paquetes, elaboración propia

Una vez que se abren, se comprueba que todos los pedidos han llegado correctamente y en un buen estado. Después, se puede pasar a la clasificación de dichas nuevas incorporaciones, que se hace a través de la herramienta de gestión ALMA, de la empresa Ex-Libris. Mediante esta herramienta, el personal puede registrar los libros digitalmente para llevar un control sobre ellos. 

Pero claro, para poder hacer esto, primero tienen que estar bien identificados, lo cual también es un proceso propio de la biblioteca, que comienza con el sellado, como bien nos explicó la compañera de la biblioteca Ana:

Sellado de los documentos de nuevo ingreso, elaboración propia

Una vez sellados en la portada y en diversas páginas, además de en los costados de los libros, se pueden registrar informáticamente:

Registro del libro recientemente sellado, elaboración propia

Una vez que están registrados, se coloca el número de registro en la parte superior derecha del libro, y se puede imprimir una etiqueta con un código de barras único que permite a los bibliotecarios tenerlos controlados, que se pega en el documento. Pero ahí no acaba la cosa, sino que con estas etiquetas los documentos prestados se pueden quedar registrados con el autopréstamo y también pueden hacer saltar las alarmas si salen de la biblioteca indebidamente. Esta etiqueta se hace a través del ordenador, con una estación de mostrador que las codifica:

  

Estación de codificación de las etiquetas de alarma, elaboración propia

Después de todo eso, se puede pasar a hacer el tejuelo, que es la etiqueta identificativa para que los usuarios sepan dónde se sitúa un documento. El formato de dichos tejuelos está establecido por la Clasificación Decimal Universal (CDU), mientras que los colores de los distintos tejuelos los ha establecido nuestra propia biblioteca: si un tejuelo es blanco significa que se pueden prestar; si es de color rojo significa que no se pueden prestar pero sí consultarse en sala; si es amarillo, se pueden prestar pero solo a los docentes (aunque se pueden consultar en sala); si es de color celeste son obras de referencia que no se pueden prestar pero sí consultar en sala; y si tiene un punto rojo son manuales que se prestan durante menos tiempo.

Tejuelos, elaboración propia

¿No es increíble saber todo esto?

Después de la magnífica explicación de Ana, Nieves llamó a su compañero Ángel, quien nos enseñó la caja en la cual guardan los distintos sellos, que no solo incluyen sellos del logo de la Universidad Pablo de Olavide, sino que también hay sellos para identificar los fondos de donaciones o para libros expurgados, por ejemplo:

Caja de los sellos, elaboración propia

Además, como curiosidad, Nieves nos enseñó un sello en seco, que se usa para cualquier tipo de documento más sensible a la tinta de los sellos normales:

Resultado del sellado en seco, elaboración propia

Finalmente, Ángel nos enseñó un pequeño espacio en el cual había una estantería con una serie de etiquetas con nombres de distintas universidades y países ¡el corazón de CBUA y el préstamo interbibliotecario!

Estantería para organizar el préstamo interbibliotecario, elaboración propia

Además de eso, nos enseñó cómo se recibían esas solicitudes y cómo se registraban para su préstamo de inmediato, a través del ordenador:

Gestión del préstamo interbibliotecario, elaboración propia

Y, en caso de que se requiriera de una serie de páginas solo, también tienen disponible un escáner bastante moderno y apañado para escanear las páginas (o incluso libros enteros) que fuera necesario: 

Escáner, elaboración propia

Escáner en funcionamiento, elaboración propia

Pero además de todas estas tareas que nos enseñaron en la visita, dentro del proceso técnico de una biblioteca también se incluyen otros tantos pasos como la elaboración del catálogo de autoridades, que permite facilitar la tarea de identificación, búsqueda y recuperación de los documentos almacenados; o la catalogación de los documentos de nuevo ingreso (Torres, 2012).

¡Y así acabó nuestra visita! O no... (pero ese es un secreto que se queda entre mis compañeros y la profesora Nieves 😜). En esa visita aprendí mucho y, aunque estaba un poco saturada por la cantidad de eventos que tenía preparado para mí el mundo en ese día, he de decir que me divertí mucho y que todo quedó muy bien explicado gracias a los maravillosos trabajadores de nuestra BibUPO. Espero que a ti también te haya divertido esta entrada al igual que a mí la visita.

¡Nos vemos en las siguientes publicaciones!

Bibliografía:

- Martínez-Hidalgo, M. (2023) EB5. Las bibliotecas. Gestión de la colección. Competencias para el acceso y uso de la información 2022/2023. 

- Torres Juña, I. C. (2012). Los procesos técnicos en la biblioteca Rómulo Hervas del instituto Superior Tecnológico Hispano América [Trabajo de Fin de Master, Universidad Técnica de Ambato]. Repositorio Universidad Técnica de Ambato. http://repositorio.uta.edu.ec/jspui/handle/123456789/13090